ITG-vacatures

Managementassistent / PMO-officer
Ondersteunende Diensten
Informatica
  Reageren voor: 27 nov.

  Inleiding

De Informaticadienst maakt deel uit van de Ondersteunende Diensten en heeft een belangrijke opdracht in de digitalisatie van het Instituut. Om deze opdracht te kunnen verwezenlijken is een robuuste administratieve ondersteuning belangrijk om de goede werking van de dienst te verzekeren. Deze ondersteuning situeert zich in een aantal routinematige taken aangevuld met administratieve ondersteuning van de Project Management Office (PMO) en projectleiders.

  Profiel

  • U hebt minimaal een bachelor in bijvoorbeeld officemanagement of communicatiewetenschappen en een gezonde interesse voor technologie.
  • Bij voorkeur hebt u enkele jaren relevante ervaring.
  • U beheerst goed het Nederlands en Engels, zowel gesproken als geschreven.
  • U werkt vlot met Microsoft Office-toepassingen (Word, Excel, Access, Outlook).
  • U werkt accuraat en gestructureerd, hebt zin voor verantwoordelijkheid en kunt goed omgaan met procedures.
  • U bent goed in het beschrijven en oplossen van problemen.
  • U bent tactvol, diplomatisch en staat communicatief sterk.
  • Kennis van projectmanagement is een extra troef.

  Opdracht

  • Samen met uw collega’s staat u in voor een vlotte en klantvriendelijke dienstverlening.
  • U verwerkt en verdeelt inkomende en uitgaande oproepen, briefwisseling, mails om tijdig de informatie op de juiste plaats te krijgen.
  • U voert secretariële, administratieve en logistieke activiteiten uit voor de Informaticadienst waaronder:
    • Offertes opvragen en bestellingen plaatsen
    • Ondersteunen bij het opmaken van bestekken
    • Budgetbeheer
    • Agendabeheer
  • U bereidt documenten voor, stelt zelf verslagen op en volgt actiepunten op om de informatie vast te leggen en door te sturen voor verder gebruik.
  • Als kwaliteitsverantwoordelijke verwerkt u updates van procedures in het documentmanagementsysteem en zorgt voor vertalingen.
  • U bent het eerste aanspreekpunt voor de werking van de PMO en ondersteunt de projectleiders in het correct toepassen van de projectmanagementmethodiek.  U neemt hierbij een actieve rol op in de communicatie om informatie naar de betrokken te laten doorvloeien. 

  Aanbod

  • Een boeiende functie met ruimte voor ontplooiing en initiatief.
  • Een aangename werksfeer in dynamische teams in een internationale werkomgeving. Het ITG is centraal gelegen in Antwerpen-Zuid en is goed bereikbaar.
  • Een voltijdse functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur, startdatum zo snel mogelijk.
  • Een loon rekening houdende met uw werkervaring, aangevuld met enkele extralegale voordelen: fietsvergoeding en/of abonnement openbaar vervoer, maaltijdcheques en aanvullend pensioen.

  Geïnteresseerd?

Voor meer informatie over de opdracht en het profiel contacteert u Jan Dierckx (32 3 247 63 75 of jdierckx@itg.be). Stuur uw cv en motivatiebrief naar vacatures@itg.be. Solliciteer ten laatste op 27 november 2017.